1 Pemeriksaan. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah "siap untuk disimpan" maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada Prosedur peminjaman arsip adalah serangkaian metode yang dilalui serta dipatuhi ketika ingin melakukan peminjaman arsip. Prosedur ini diberlakukan untuk meminimalisir kemungkinan hilangnya arsip disebabkan oleh aktivitas peminjaman yang tidak disertai dengan administrasi sesuai tata tertib. Oleh sebab itu, petugas kearsipan akan menyediakan formulir secara khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam dengan out slip atau bon pinjaman. Prosedur peminjaman arsip yang baik dimulai dengan ketertiban para peminjam untuk mematuhi tata tertib peminjaman. Jika tidak, maka berbagai kemungkinan seperti kehilangan atau kerusakan arsip bisa terjadi. Untuk itu, berbagai pihak yang dilibatkan, baik peminjam dan pengelola arsip wajib mematuhi prosedur peminjaman yang baik dan benar. Mari simak ulasan lengkap berikut ini agar lebih memahami bagaimana langkah-langkah yang benar ketika meminjam arsip. Semua karyawan wajib mengetahuinya, baik yang bekerja di departemen kearsipan ataupun bukan. Salah satu jenis arsip yang kerap kali dibutuhkan adalah arsip aktif. Sering disebut dengan arsip dinamis aktif. Pengertian arsip aktif adalah arsip yang masih ada di kantor pemerintah baik itu organisasi kemasyarakatan maupun swasta sebab masih dipergunakan secara langsung baik itu untuk pelaksanaan maupun perencanaan. Untuk meminjam arsip aktif, peminjam harus melalui beberapa prosedur peminjaman arsip yaitu sebagai berikut Kejelasan materi yang diminta pihak pengguna Terdapat kecocokan pemberkasan yang digunakan untuk kepentingan pemberkasan jenis arsip Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan ketika pemberkasan jenis arsip dan kemantapan sistem indeks baik secara manual maupun mekanik Ketepatan serta kemantapan sistem klasifikasi Tersedianya tenaga yang mempunyai pengetahuan dan keterampilan yang memadai Pada umumnya, pengguna arsip saat meminta arsip menggunakan berbagai macam sebutan yang disesuaikan dengan yang diminta oleh petugas arsip. Semua itu haruslah cepat sehingga mampu menangkap maksud dari pengguna. Secara cepat pula bisa mengidentifikasi informasi guna menetapkan ide. Bon pinjaman atau out slip ialah selembar kertas yang isinya keterangan-keterangan yang bisa digunakan sebagai pengganti warkat maupun arsip yang telah dipinjam. Oleh sebab itu, bon pinkam out slip harus ditempatkan di tempat warkat maupun arsip yang dikeluarkan. Tata Cara Meminjam Arsip yang Baik dan Benar Prosedur peminjaman arsip adalah satu hal yang sangat pening sehingga benar-benar tepat dan aman. Supaya arsip-arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui, maka jumlah, tempat dan waktu harus dikembalikan. Petugas arsip harus menempuh tahapan sebagai berikut Pertama, mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh pihak peminjam. Selain itu, ada ketentuan yaitu Lembar pertama yang asli dijadikan pengganti arsip yang telah dipinjam dan ditempatkan di dalam folder. Biasanya, disebut dengan out slip. Jika dipinjam sebanyak 1 map, maka map pengganti arsip disebut dengan out folder sama hal nya juga ketika arsip yang dipinjam akan dipinjam oleh pihak lain, maka dalam hal ini harus dibuatkan on call card nya. Untuk lembar kedua, akan diberikan pada peminjam. Di lembar ketiga, akan dijadikan bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis. Tepat pada unit kearsipan, akan ditempatkan sebuah berkas peringatan yang disusun atas dasar tanggal pengembalian. Kedua, petugas harus melakukan pemeriksaan berkas setiap saat. Peringatan terhadap unit kearsipan dilakukan supaya arsip dikembalikan tepat waktu. Ketiga, pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa ialah apakah arsip masih dalam kondisi baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, maka harus diperbaiki, jika lewat jatuh tempo, maka peminjam harus diberi teguran. Keempat, menerima arsip bersamaan dengan bon pinjaman. Kelima, menempatkan kembali arsip di tempat penyimpanan semula dan mencabut out slip dari folder. Keenam, bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder bisa dirobek. Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan akan disimpan sebagai bahan pertimbangan guna menilai arsip, baik itu yang pasif atau semi pasif. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Selama Proses Peminjaman Arsip Berlangsung Di dalam perusahaan, peminjaman arsip biasa dilakukan oleh sesama rekan kerja di satu departemen, karyawan dari departemen lain dan oleh atasan. Selama proses ini berlangsung, sebaiknya tidak mengabaikan beberapa hal penting berikut Siapa pihak yang memiliki wewenang meminjamkan arsip Siapa pihak yang diperbolehkan untuk meminjam arsip Jangka waktu pinjaman Menentukan bagaimana tata cara meminjam arsip Dengan begitu, prosedur peminjaman arsip sudah bisa dikatakan benar dan efektif. Hal-hal yang tidak diinginkan bisa semakin dihindari, sehingga minim risiko. Seperti yang diketahui bersama, arsip adalah salah satu file penting bagi perusahaan dalam mengambil keputusan atau melakukan evaluasi. Oleh sebab itu, arsip tidak boleh rusak apalagi hilang. Selain melakukan penyimpanan yang baik, prosedur peminjaman juga harus jelas dan tegas. Maksudnya, setiap karyawan yang secara sengaja mengabaikan peraturan peminjaman arsip, maka berhak diberi sanksi. Semua demi terciptanya lingkungan kerja yang kondusif. Kewajiban Setiap Penerima Arsip yang Tidak Boleh Diabaikan Setelah berhasil mendapatkan arsip yang ingin dipinjam, penerima tentu memiliki beberapa kewajiban. Tanggung jawab utama mereka adalah merawat arsip dan mengembalikannya secara utuh tanpa ada kekurangan apapun, seperti ketika meminjam. Peminjam harus memastikan arsip senantiasa terawat dengan baik. Terhindar dari berbagai macam kerusakan, apalagi sampai hilang. Tujuan dari mempertahankan kondisi arsip tetap baik adalah melindungi informasi penting yang ada didalamnya. Jika memang berniat ingin meminjam dalam waktu yang lama, ada baiknya Anda melakukan scan dokumen untuk dicopy dalam bentuk file digital. Itu bisa dijadikan backup ketika arsip fisik mengalami kerusakan. Karena yang dipentingkan adalah informasinya, sehingga tidak salah apabila melakukan beberapa langkah untuk meminimalisir risiko. Seperti halnya melakukan scan dokumen dan menyimpan dalam format digital. Selain merawat, penerima arsip juga wajib mematuhi tenggat waktu kapan harus mengembalikan. Pada umumnya, tenggat waktu ini diputuskan ketika Anda meminjam arsip. Soal berapa lama, itu bisa dinegoisasikan dengan pihak kearsipan. Tips Menyimpan Arsip Dengan Aman dan Tetap Awet Bagaimana, apakah Anda sudah lebih paham tentang prosedur peminjaman arsip? Jika sudah, sekarang mari kita masuk pembahasan selanjutnya dan tidak kalah penting. Yaitu bagaimana tips menyimpan arsip agar tetap awet. Pertama, pastikan ruang penyimpanan arsip luas, terang dan bersih. Hindari penggunaan bahan yang mudah terbakar dan dimakan rayap. Kedua, pastikan ruangan berada jauh dari pengaruh banjir. Ketiga, jangan lupakan kelengkapan peralatan kearsipan. Sebut saja filing cabinet, rak, lemari gambar, roll opack yang bermutu tinggi dan memenuhi standar. Penggunaan lemari dan rak arsip yang terbuat dari bahan besi bisa menjadi pilihan terbaik. Jika ingin lebih kuat, gunakan bahan baja. Baja dikenal anti kebakaran, kokoh dan tidak mudah diserang karat. Demikianlah informasi mengenai prosedur peminjaman arsip. Agar tidak menimbulkan masalah, maka prosedur ini haruslah dipatuhi dengan seksama. B Prosedur Menyimpan dan Menemukan Kembali Arsip Dalam penyimpanan arsip dengan sistem tanggal, maka surat disimpan berdasarkan kode/tanggal surat, sebagai contoh berikut ini: No. Surat Unit I (Kd Laci) Unit II (Kd Guide) Unit III (Kd Folder) 1. Tanggal : 14 Februari 2012 2012 Februari 14 2. Tanggal: 4 September 2012 2012 September 4 4. 1.
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan meneliti tanda pelepas surat/release mark.Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. deponerenyang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. Baca juga Memproses Perjalanan Bisnis 4. Menyimpan surat ke dalam map folder.Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. 5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut a. Sistem Abjad Alphabetic Filing Systemb. Sistem Tanggal Chronological Filing Systemc. Sistem Nomor Numeric Filing Systemd. Sistem Wilayah Geographic Filing System e. Sistem Subyek/Pokok Masalah Subject Filing System Pos terkaitMacam-Macam ArsipPeranan, Tujuan dan Nilai Guna ArsipKEGIATAN KEARSIPANMASALAH POKOK DALAM KEARSIPANSyarat-Syarat Petugas ArsipFasilitas dan Alat KearsipanTATA CARA PENYIMPANAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIPMemproses Perjalanan Bisnis
Inilahtata cara dan prosedur penyimpanan arsip, Prosedur penyimpanan yaitu langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses (File pending) dan juga penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).
Prosedur Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Tanggal Sistem penyimpanan sistem tanggal harus dilakukan dengan memperhatikan tanggal surat setiap surat yang masuk dan tanggal surat dari setiap surat yang akan dikirim ke luar. Ketelitian membaca tanggal, bulan, dan tahun dari setiap surat merupakan kunci keberhasilan sistem ini, setiap kesalahan karena petugas yang kurang teliti petugas akan memakan banyak tenaga, waktu, dan biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip sentralisasi atau di unit kerja masing-masing desentralisasi atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama yaitu a Penampungan Arsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri maupun yang diterima dari luar unit dikumpulkan berdasarkan tanggal dari setiap bulannya dan diproses untuk disimpan. b Penelitian Arsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut telah ditangani dengan hati-hati; dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang. Karena itu prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “memastikan arsip yang akan disimpan tersebut apakah telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggung jawabnya”. c Pengindeksan Arsip yang siap disimpan kemudian diindeks sesuai asal arsip. Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeks-an atau pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti penentuan pemberian kode sebagai dasar penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan. d Pengkodean Hasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar dapat memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan sistem tanggal harus diikuti. Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggal membaca sekilas atas mengindeks isi surat guna konfirmasi pemberian kode tersebut. Bila ada kata yang penting, pembuatan tunjuk silang dilakukan saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat akan menyimpan kembali arsip. Pemberian kode harus hati-hati dan konsisten, bila dilakukan secara tergesa-gesa hanya akan berakibat kesalahan. e Penyortiran Setelah penetapan kode, surat disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan pula sebagai tindakan menyusun berkas secara urut tanggal. Di sebagian besar instansi penyortiran adalah langkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Pebruari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Maka setelah arsip disortir secara garis besar rough sorting menjadi kelompok-kelompok tanggal, lalu dipisahkan berdasarkan kelompok tanggal bulan dan tahun masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting. Setelah semua dikelompokkan pada bagiannya masing-masing, berkas ini siap untuk disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan f Penyimpanan Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip berarti kehilangan waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal-hal berikut 1 Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lain-lain; 2 Sebelum arsip dimasukkan dalam folder, folder sebaiknya ditarik ke atas dulu; petugas sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab, sebab bila hal ini terulang terus dapat membuat tab rusak dan arsip mungkin terselip di luar folder; 3 setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelah tepi kiri, ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan, yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca; 4 Arsip-arsip paling kanan pada folder tanggal awal selalu ditempatkan di posisi paling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua ada di paling belakang. Arsip yang diambil dipinjam ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip; 5 Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subjek application folder pertama ditata berdasarkan bulan kemudian berdasar tanggal. Bila dalam penyimpanan arsip terdapat tanggal yang sama, maka penyimpanannya diatur berdasarkan Tanggal. Contoh Pada tanggal 15 Maret 2013 diterima delapan surat yang berasal dari Anton, Chaterina, Budi, Erman, Fransiska, Joko, Ambar, Elya, penyimpanan surat diletakkan di laci tahun 2013, Guide tab bulan Maret dan pada map tanggal 15 dengan urutan sebagai berikut 1. Ambar. 2. Anton. 3. Budi. 4. Chaterina. 5. Elya. 6. Erman. 7. Fransiska. 8. Joko.
Beberapajenis lemari arsip yang bisa ditemukan di kantor tersebut adalah: 1. Lemari arsip besi Jenis lemari kabinet pertama yang bisa digunakan untuk menyimpan arsip dokumen di kantor adalah lemari arsip besi. Jenis ini mempunyai bahan atau material dari besi yang lebih kuat dan kokoh.
Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip – Menyimpan arsip di lemari arsip secara efektif adalah hal penting yang perlu dilakukan untuk menjaga arsip agar tetap tersimpan dengan benar dan mudah dicari. Pemilihan lemari arsip yang tepat akan membantu Anda mempertahankan arsip Anda dengan aman dan mudah diakses. Berikut adalah beberapa prosedur untuk menyimpan arsip pada lemari arsip yang dapat Anda ikuti. Pertama, pastikan Anda memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang Anda miliki. Jika Anda memiliki banyak arsip maka Anda harus memilih lemari arsip yang cukup besar untuk menampungnya. Lemari arsip harus cukup kuat untuk menahan berat arsip dan juga kuat terhadap serangan jamur, rayap, dan lain-lain. Kedua, pastikan Anda memiliki label untuk setiap arsip. Label ini akan membantu Anda menemukan arsip yang Anda cari dengan mudah. Label harus mencantumkan informasi seperti nama arsip, tanggal, dan nomor. Selain itu, label juga harus menunjukkan apakah arsip tersebut bersifat pribadi atau resmi. Ketiga, pastikan Anda menyusun arsip dengan benar. Arsip harus disusun sesuai dengan label yang diberikan. Dengan cara ini, Anda akan dapat menemukan arsip yang diinginkan dengan cepat dan mudah. Jika arsip yang Anda simpan memiliki informasi sensitif, pastikan Anda menyimpan arsip tersebut dengan cara yang aman. Keempat, pastikan Anda melakukan penyortiran arsip secara rutin. Penyortiran arsip dapat dilakukan setiap bulan atau setiap tahun. Dengan cara ini, Anda akan dapat menemukan arsip yang Anda cari dengan cepat dan mudah. Selain itu, penyortiran arsip juga akan membantu Anda menjaga agar arsip tetap aman. Kelima, pastikan Anda menyimpan arsip dalam lemari arsip dengan aman. Jangan menyimpan arsip yang berisi informasi sensitif di tempat yang mudah diakses orang lain. Selain itu, pastikan Anda menyegel lemari arsip dengan kunci untuk memastikan bahwa arsip Anda tetap aman dan terjaga. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan arsip pada lemari arsip dengan efektif dan aman. Lemari arsip yang tepat, label yang benar, penyortiran arsip secara rutin, dan penyimpanan arsip dengan aman akan membantu Anda menjaga arsip dengan baik. Dengan mematuhi prosedur ini, Anda dapat yakin bahwa arsip Anda akan terjaga dengan aman dan mudah diakses. Daftar Isi 1 Penjelasan Lengkap Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari 1. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang 2. Memiliki label untuk setiap 3. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang 4. Melakukan penyortiran arsip secara 5. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci. Penjelasan Lengkap Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip 1. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki merupakan langkah awal dalam menyimpan arsip dengan tepat. Memiliki lemari arsip yang tepat akan membantu menjaga arsip aman dan tersimpan dengan rapi. Jika Anda memiliki banyak arsip, maka Anda harus membeli lemari arsip yang cukup untuk menampung semua arsip yang dimiliki. Ada berbagai macam jenis lemari arsip yang tersedia di pasaran, seperti lemari arsip standar, lemari arsip bertingkat, lemari arsip portabel, dan lemari arsip khusus. Setiap jenis lemari arsip memiliki keunggulan tersendiri, seperti kemampuan untuk menyimpan banyak berkas, mudah dibawa, dan sebagainya. Oleh karena itu, Anda harus memilih jenis lemari arsip yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda. Lemari arsip yang tepat harus dilengkapi dengan keamanan yang memadai. Keamanan yang baik akan membantu menjaga arsip Anda aman dari akses yang tidak sah. Beberapa lemari arsip yang tersedia dipasaran dilengkapi dengan kunci atau sistem pengunci lainnya, seperti sistem pengunci digital. Ini akan membantu Anda melindungi arsip Anda dari pencurian atau penyalahgunaan. Anda juga harus memastikan bahwa lemari arsip yang dipilih memiliki fitur-fitur seperti sirkulasi udara, sistem pengaturan suhu, dan perlindungan terhadap debu dan kotoran. Fitur-fitur ini akan membantu Anda menjaga arsip Anda tetap bersih dan aman dari kerusakan. Kemudian, Anda harus mengelompokkan arsip Anda berdasarkan kategori yang sesuai. Hal ini akan membantu Anda menemukan arsip yang dibutuhkan dengan mudah. Anda juga harus menandai semua arsip dengan kode atau label agar lebih mudah ditemukan. Anda juga dapat membuat daftar indeks arsip yang akan membantu Anda mengetahui apa yang Anda miliki dan di mana arsip berada. Selanjutnya, Anda harus melakukan pemeliharaan rutin terhadap lemari arsip Anda. Pemeliharaan rutin ini akan membantu Anda mencegah kerusakan dan memastikan bahwa semua arsip yang dimiliki tetap aman dan tersimpan dengan rapi. Pemeliharaan rutin juga akan membantu Anda menjaga arsip-arsip yang tua tetap utuh dan tidak rusak. Anda dapat memeriksa lemari arsip secara rutin untuk memastikan bahwa semua arsip masih ada dan tidak rusak. Anda juga harus melakukan pembersihan rutin terhadap lemari arsip Anda untuk mencegah pembentukan jamur dan bakteri. Nah, itulah cara menyimpan arsip dengan benar. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki adalah langkah awal yang harus Anda lakukan. Kemudian, Anda harus mengelompokkan arsip Anda berdasarkan kategori yang sesuai, menandai semua arsip dengan kode atau label, dan melakukan pemeliharaan rutin terhadap lemari arsip Anda. Dengan melakukan semua hal tersebut, maka arsip Anda akan aman dan tersimpan dengan rapi. 2. Memiliki label untuk setiap arsip. Label merupakan hal yang penting dalam menyimpan arsip pada Lemari Arsip. Label dapat membantu kita menemukan arsip dengan cepat dan mudah, sehingga dapat menghemat waktu dan upaya. Label juga membantu kita untuk mengingat informasi yang terkandung dalam arsip. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat label untuk setiap arsip. Pertama, pastikan bahwa label dapat dibaca dengan jelas. Label harus cukup besar agar mudah dibaca. Jika anda menggunakan komputer untuk membuat label, gunakan font yang jelas. Label juga harus mudah dibaca dari jarak yang jauh. Kedua, pastikan bahwa informasi yang terkandung dalam label benar-benar akurat. Label harus menggambarkan isi arsip secara akurat. Jika label tidak akurat, maka orang yang membaca label tidak akan menemukan arsip yang diinginkan. Ketiga, pastikan bahwa label arsip mudah diletakkan dan dibaca. Label harus diletakkan di bagian atas arsip. Jangan lupa untuk memasukkan tanggal, nama file, dan informasi lain yang relevan. Jika anda menggunakan label yang dapat dicetak, gunakan kertas yang kuat dan tahan lama. Keempat, pastikan bahwa pengelolaan arsip anda efisien. Gunakan sistem pengelolaan arsip yang tepat, seperti klasifikasi arsip berdasarkan tanggal atau subjek. Ini akan membantu anda menemukan arsip dengan cepat. Melalui penerapan label yang benar, anda akan dapat menyimpan arsip dengan lebih efektif dan efisien. Label dapat membantu anda mengingat informasi yang terkandung dalam arsip, dan mempermudah anda menemukan arsip yang diinginkan. Jika anda memiliki lebih banyak arsip, pastikan untuk membuat label untuk setiap arsip untuk membantu pengelolaan arsip anda. 3. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang diberikan. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang diberikan adalah salah satu aspek penting dalam menyimpan arsip. Ini berarti bahwa arsip harus disusun secara logis dan tersusun dengan benar sehingga mudah untuk menemukan informasi yang diinginkan. Penyusunan arsip yang benar akan memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman dan mudah diakses. Salah satu cara untuk menyusun arsip dengan benar adalah dengan menggunakan sistem pengelompokan. Sistem ini dapat menggunakan label, nomor, abjad, atau tanggal untuk membagi arsip dalam beberapa bagian. Label yang diberikan pada setiap bagian akan membantu Anda untuk mengidentifikasi dengan mudah informasi yang Anda cari. Label ini juga akan membantu Anda untuk memastikan bahwa arsip tersebut disimpan dengan benar. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa arsip disusun secara logis. Arsip harus disusun berdasarkan tema atau topik tertentu. Sebagai contoh, jika Anda menyimpan arsip tentang proyek, Anda harus memastikan bahwa arsip itu disimpan dalam folder berbeda berdasarkan tema atau topik proyek yang berkaitan. Hal ini akan membuat proses pencarian arsip lebih mudah dan efisien. Setelah proses pengelompokan dan penyusunan arsip selesai, Anda harus memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman. Arsip harus disimpan di lemari arsip yang kuat dan aman. Pilih lemari arsip yang memiliki kunci untuk memastikan bahwa arsip tersebut tetap aman dan terlindungi. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa Anda melakukan pencatatan dengan benar. Anda harus memastikan bahwa Anda membuat daftar atau katalog arsip untuk membantu Anda mengidentifikasi dengan cepat arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip. Daftar ini harus mencakup nama arsip, tanggal penyimpanan, lokasi penyimpanan, dan informasi lain yang berkaitan dengan arsip. Dengan demikian, dengan menggunakan label, menyusun arsip secara logis, menyimpan arsip di lemari arsip yang aman, dan membuat daftar atau katalog arsip, Anda bisa memastikan bahwa arsip Anda disimpan dengan benar dan aman dalam lemari arsip. Ini akan memastikan bahwa Anda dapat mengakses arsip dengan mudah dan cepat, dan memastikan bahwa informasi yang tersimpan tetap aman dan terlindungi. 4. Melakukan penyortiran arsip secara rutin. Sebelum melakukan penyortiran arsip secara rutin, langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu Pertama, pastikan bahwa lemari arsip sudah terisi dengan arsip yang benar. Arsip yang dimasukkan ke dalam lemari arsip harus dilabel dengan hati-hati. Label yang digunakan harus mencakup informasi penting mengenai arsip tersebut seperti tanggal dibuat, jenis arsip, dan ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip. Label ini akan membantu Anda mengidentifikasi arsip dengan mudah. Kedua, pastikan bahwa arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip dapat diklasifikasikan dengan benar. Klasifikasi arsip yang tepat akan membantu Anda menemukan arsip yang Anda cari dengan mudah. Sebagai contoh, jika arsip berisi dokumen hukum, maka Anda bisa mengklasifikasikannya dengan benar dengan label “dokumen hukum”. Ketiga, lakukan penyimpanan arsip dengan benar. Pastikan bahwa arsip tersimpan dengan benar di dalam folder dengan label yang sesuai. Hal ini akan memastikan bahwa arsip tersimpan dengan rapi dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Keempat, melakukan penyortiran arsip secara rutin. Penyortiran arsip secara rutin memastikan bahwa arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap dalam kondisi yang baik dan dapat ditemukan dengan mudah. Anda harus menghapus arsip yang tidak lagi digunakan atau yang sudah kadaluarsa. Untuk arsip yang digunakan secara berkala, Anda harus menyimpan arsip tersebut di tempat yang mudah ditemukan. Penyortiran arsip secara rutin juga harus dilakukan agar arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap up-to-date dan mudah ditemukan. Penyortiran arsip secara berkala juga membantu Anda menghemat ruang di dalam lemari arsip. Penyortiran arsip dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau setiap tahun. Penyortiran arsip secara rutin akan membantu Anda mengatur arsip dengan benar, menghemat ruang di dalam lemari arsip, dan memastikan bahwa arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap tersimpan dengan benar dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Dengan melakukan penyortiran arsip secara rutin, Anda dapat memastikan bahwa arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip tetap up-to-date dan mudah ditemukan. 5. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah salah satu langkah penting dalam menjaga dokumen penting dan arsip. Lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menjaga arsip penting Anda. Hal ini akan memastikan bahwa arsip Anda tidak akan hilang atau dicuri. Langkah pertama dalam menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah memilih lemari arsip yang tepat. Lemari arsip harus dirancang khusus untuk menyimpan arsip dan menawarkan perlindungan yang kuat dari sinar matahari, kelembaban, dan serangga. Lemari arsip juga harus memiliki kunci yang kokoh dan bebas dari cacat. Lemari arsip yang tepat akan menjamin bahwa arsip Anda tidak akan rusak atau hilang. Setelah memilih lemari arsip yang tepat, Anda harus menempatkan arsip Anda dalam lemari arsip. Hal ini penting untuk memastikan bahwa arsip Anda aman dari kerusakan. Arsip harus disusun dengan rapi dalam lemari arsip untuk memastikan bahwa arsip dapat dengan mudah ditemukan jika diperlukan. Anda juga harus memastikan bahwa arsip ditempatkan dengan benar menurut jenis dan tanggal yang relevan. Selanjutnya, Anda harus mengunci lemari arsip ketika tidak digunakan. Ini akan memastikan bahwa arsip Anda aman dari akses yang tidak disengaja. Anda juga harus memastikan bahwa kunci lemari arsip tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang berhak. Terakhir, Anda harus memantau lemari arsip secara berkala untuk memastikan bahwa arsip masih aman dan terlindungi. Jika ada kerusakan atau kerugian arsip, Anda harus segera melaporkannya kepada pihak berwenang yang berhak. Ini akan memastikan bahwa arsip Anda tetap aman dan terlindungi. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah cara yang efektif untuk melindungi arsip penting Anda. Dengan mengikuti prosedur yang benar untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci, Anda dapat memastikan bahwa arsip Anda aman dan terlindungi.
langkahini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat
Guideadalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guuide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.
. 83 150 433 494 220 148 20 61

bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip